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一切有為法,如夢幻泡影,如露亦如電,應作如是觀。

敢找哈佛吵架的台大團隊【商業週刊1165期 製作人:孫秀惠 撰文者:李郁怡 】

這是一場沒有出國的「壯遊」!台大學生組成一百二十三人的跨校核心團隊,如何跟時間賽跑,激發團隊熱情,辦了一場規模空前的跨國會議?

三月十四日星期天晚上九點,由台灣大學與哈佛大學聯名舉辦的「世界模擬聯合國大會 WorldMUN2010」社交活動「世界博覽會(Global Village)」緊接在開幕式之後即將開場。約一千多名盛裝打扮的國際學生,湧進台北市政府市政大廳。

花十萬個工作小時 建立二百一十名成員的志工隊

市府後門廣場排出動線,一個人花不到兩秒鐘,這一千名的學生手裡拿著像是悠遊卡的「Super Card」(超級卡),「嗶」一聲,就完成入場;參加過在瑞士日內瓦、墨西哥等地舉辦的世界模擬聯合國大會代表們,高興的說,不必對名冊、不必排隊,等待時間整整縮短了三十分鐘。

「Super Card」將所有代表的身分識別資訊、在台的食衣住行需求,整合在台北悠遊卡上,只要其中一項資訊更動,台大團隊建置的後勤支援資訊就會一併更新。

一張小小的資訊卡,只不過是台大團隊這次的一項成績。為了讓世界模擬聯合國大會,連續五天的會議與社交活動,從開幕到閉幕,都能像第一晚的世界博覽會一般順暢,台大團隊在這次會議前已經花費一年,投入十萬個工作小時,除了一百二十三位跨校核心成員,再招募二百一十名來自全國各大專院校、高中的志願工作者組成志工團隊,八個部門總計完成四百三十份的企畫書、建構起組織分工與職掌,完成三百七十條SOP,寫下每一個主要活動以分鐘為計算單位的流程控制表。

每一個部門都像是一個縝密的企業,和時間賽跑般的運作著。

要說這群台灣囝仔辦聯合國的故事,得先由「簽證」談起。台大團隊向哈佛大學爭取主辦世界模聯大會已有十年,過去爭取不到,在於台灣的國際處境十分特殊,在許多國家並沒有設立辦事處,光是要來開會的代表辦簽證,就可能影響來台意願。

打通外交部關鍵人脈 一天敲定對各國代表發落地簽

在去年暑假,開始籌辦會議之初,台大團隊就開始與外交部交涉,爭取所有與會代表,包括巴基斯坦、委內瑞拉、黎巴嫩等國家在內的代表都可以有「落地簽證」的便利。

一開始,學生的要求石沉大海,兩個月後,台大團隊因為申請外交部經費補助,得到一次簡報機會,台大團隊的總召集人侯宗成,把握機會爭取:「荷蘭對所有參加代表都給免簽證待遇!」「這件事不做,影響(台灣)國際觀感!」

在場聆聽簡報的外交部單位主管意識到問題,這才馬上與領事局聯絡,懸宕兩個月的落地簽證,在一天之內敲定。

為了舉辦這場跨國盛會,台大團隊接洽的公家部門,從中央到地方,超過二十個,大從警力支援,小到場地租借,面對公務員的態度,從支持到冷漠「完全兩極化」,團隊碰釘子的經驗可說不勝枚舉。

「就像是租借場地好了,我們真的很感謝台北市政府觀光傳播局,在這之前三個月我們至少碰了二十次釘子,完全沒有進展,還有的單位一下子說檔期可以,一下子說:『我們什麼時候答應你了?』」文化活動部門部長,台大中文系三年級的蘇煒翔說道。

「我們學會要找到關鍵人脈!」「還有動作要快,一旦關鍵人脈同意幫忙打電話,當下就牽上下一個人脈,把事情搞定。」侯宗成表示。

為經費與哈佛辯論 預算一條一條談,遭嚴厲質疑打擊

如果說要辦成一個成功的大型跨國會議,對內的溝通協調已經夠難了,台大團隊另外一個要克服的困難,就是跨國團隊協同工作。

尤其是與哈佛團隊取得互信,台大團隊經歷了一場「跨文化溝通」震撼教育。

問題的開端,是「經費」。由於去年九月起到去年底之間,台大團隊向民間募款不順利,接觸過上百家的企業失敗之後,預算出現一千萬元的缺口。

因為財務問題,雙方的關係開始緊張。先是去年十月月底,一天凌晨,負責資金募集部門、台大政治系三年級的呂艾珊接到了哈佛團隊召集人,也是世界模擬聯合國會議秘書長Ami Nash寄來一封英文措辭嚴厲的信,質疑為什麼台灣團隊募不到款?信上還列出十幾種方法,懷疑台大團隊沒有試過使用這些方法與企業溝通。接著,在雙方的線上會議,又質疑為何台大團隊沒辦法爭取政府支持場地經費?

這種毫不客氣的溝通文化,對一向得到社會高度肯定的台大學生來說,簡直難以忍受。

由兩校召集人帶領相關財務部門主管,為了錢,展開一連串的跨國線上談判,也因為文化差異激盪出火花。

「就像是跨國企業母公司對子公司查核帳目一樣,」「對方直接拿出預算一條一條來談,哪些他們認為是有必要的,哪些沒有必要,要我們因應,而且口氣完全有話直說,沒有客氣寒暄,」財務部門部長、台大政治系三年級的虞雅惠感受到強烈的文化差異。

原來台大學生團隊非常樂觀,大多數人都懷著「要為台灣辦一場前所未有的國際會議」想法,第一版的預算書有許多創新服務,接駁巴士、客製化的觀光地圖,甚至想請雲門舞集來表演……,完全以辦好會議為考量,卻沒有想到每個構想就等同於一筆預算。進入與哈佛逐項談判,台大團隊感受到預算刪減的壓力,開始回頭要求提出活動計畫的主管,去向發包廠商比價;「結果,這才發現,很多同學以為砍不下價格來的事,比了幾家之後,的確有砍價空間。」

另一次的交鋒,是台大團隊為了想要讓活動具有台灣意象,堅持要以台北悠遊卡,結合會場識別與報名的功能,做成「Super Card」,在來自四十多國的學生代表之前,展現台灣高科技形象。哈佛團隊覺得,「傳統的紙本雖然麻煩,但成本是Super Card的五分之一,為什麼堅持一定要辦卡?」雙方就成本、應該各自支出的金額,多次像這樣在線上辯論攻防。

要辦史上最棒活動 總召被團隊逼出改變,學會授權

負責交通專案的台大國企系三年級生劉書晴與副部長蘇敬博,為說服哈佛,還做線上簡報、畫作業流程圖,說明可創造的效益,瘋狂投入程度被團隊封了個「Super Card Girl」(超級卡女孩)的綽號,也因為這樣才說服哈佛。

「我們要辦一場有史以來最棒的模聯活動!」這是台大團隊成員們最常提到的字眼。而過去這一年,為了完成這個夢想,這群年輕人在課業之外,每天投入平均五到六小時,籌辦會議,箇中的滋味,侯宗成最清楚。

這一年,這位電機系大四學生,從無到有建立一個全國的校際團隊,這一年,也是他經歷無數妥協、堅持與自我突破的一年。

二○○九年五月,當侯宗成站在台灣大學第二學生活動中心之前,接到了世界模擬聯合國活動哈佛團隊來的電話:「恭喜你們!台灣擊敗了其他國家,爭取到了主辦權。」他的快感只持續了一天,接著,他陷入了「我不知道從何做起」的焦慮,失眠了三個月。

侯宗成沒有留過學,小時候也不曾被送出國,流利的英文完全是在台灣本土造就;任教職的母親,透過大量的英聽培養他的語感,接著讓他上會話、再訓練他大量閱讀,累積英文字彙,讓他成為英文演講比賽的常勝軍。

偶然的機會,因為社團活動,他參加二○○七年在日內瓦舉行的世界模擬聯合國大會,與各國菁英學生聚集一堂,讓他受到很大的刺激。他還記得,當時他參加的是 WTO委員會,當主席要徵詢發言時,「唰」一聲,在場幾百隻手同時舉了起來;接下來各國學生代表之間的辯論、演講、攻防,他都插不進去,完全被「邊緣化」。

從日內瓦回來之後,他思考,要怎麼做,才有機會從邊緣到核心。

事隔一年,他再飛到墨西哥參加模聯,他開始懂得觀察,會場的每個小團體都有意見領袖,要仔細聆聽所有人發言之後,再關鍵性的發表意見,讓別人記得有你這號人物。

總是看到事情可以更好的人格特質,是他提升自己能力的動力,但回到領導、建構首次在台灣舉辦的世界模擬聯合國大會,卻成為他的考驗。

侯宗成形容自己很完美主義,他想到要將一個規模這麼大的活動辦成,一定要靠縝密的制度,於是要求核心幹部,針對所屬部門未來要達成的任務,寫出企畫書。

問題是,「我只聚焦於組織,卻無法信任。」侯宗成不諱言,在團隊形成初期,他所犯下的錯誤。

「那時我們真的很怕接到他的電話,」呂艾珊描述,各部門被侯宗成追著寫企畫書;而且「他還會乾脆指示第一點、第二點怎麼做,很多人就覺得,啊,那你來就好啦!」宗成的戰友、台大國企系三年級的楊涵茜不客氣的吐槽。

當時核心團隊為此激烈爭執,「最後,是因為他們不斷要求授權,我才學著放手的。」讓他直接面對的人,由十幾個減少到三個,授權的結果,組織反而動了起來。

「我的改變是被團隊逼出來的,很多時候,你要試著相信別人的善意,然後去試、去溝通,」他說,只有這樣最後才能協同合作。

如果去問台大團隊各部門的負責人,在這場規模盛大的跨國會議裡,學會了什麼關鍵能力,每個人的回答都不一樣!

在會議最後一刻,都還帶著團隊搶救因為文件沒有備齊、拿不到落地簽狀況的龔鵬驊回答你:那是團隊相互補位的默契;一天要接三十七通電話的公關部門主管、台大政治系三年級生鄭郁儒說,當好啦啦隊,才能當好領導人;經歷募款超不順利的呂艾珊,則從失敗中發現及早找到關鍵人脈的重要性……。「大人的世界,跟我們想得很不一樣!」負責志工招募訓練、台大經濟系三年級的王鼎鈞說。

一場完全由學生領導的跨國會議,就像是一個最夢幻的教室,它以最真實的方式,教會這群台灣社會未來領導人,讓夢想變成現實的關鍵能耐──人脈、溝通與領導,還有,從失敗中修正自己,獲得成長的勇氣。

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